(update medio februari 2022) Een algemene vergadering moet normaal plaatsvinden op het moment dat bepaald werd in de statuten van het gebouw. De coronamaatregelen lieten dat echter niet toe en stonden een fysieke algemene vergadering in de weg. Ook een combinatie van digitaal en fysiek vergaderen was niet toegelaten. Eerder bepaalde de Federale regering dan ook om de regels voor een schriftelijke AV te versoepelen.
Nu dat corona - hopelijk - richting een meer beheersbare ziekte gaat, heeft de regering beslist om de coronamaatregelen te versoepelen. Voor evenementen wordt een maximum aantal deelnemers vastgelegd op 200. Wanneer dit aantal overschreden wordt, mag maximum 70% van de zaalcapaciteit gebruikt worden, behalve als de geldende normen voor de luchtkwaliteit gegarandeerd kan worden door een ventilatiesysteem.
In de praktijk betekent dit dat dus ook de fysieke AV opnieuw kan en mag doorgaan, met in het achterhoofd het maximum aantal deelnemers.
De VME’s die voorlopig toch nog liever beslissingen neemt via de schriftelijke besluitvorming, kan dat ook nog steeds. Tot 31 mei worden de regels voor de schriftelijke besluitvorming versoepeld en kan er beslist worden als aan de voorwaarde voor de fysieke algemene vergadering wordt voldaan: meer dan de helft van de eigenaars die samen minstens de helft van de aandelen bezitten, moeten aanwezig zijn.
Hoe werkt het proces van de schriftelijke besluitvorming?
De mede-eigenaars zullen een brief krijgen waarin de agendapunten worden opgelijst en waar de mogelijkheid gegeven wordt om voor of tegen te stemmen. De brieven moeten dan na maximum drie weken weer bij de syndicus zijn. De syndicus notuleert de resultaten van de schriftelijke besluitvorming, met inbegrip van de behaalde meerderheden, de naam van de mede-eigenaars die hebben gestemd, of zich hebben onthouden, en ook alle namen van mede-eigenaars moeten vermeld worden wiens stembrieven in aanmerking zijn genomen.
Welke meerderheden zijn nodig bij de schriftelijke besluitvorming?
Voor een schriftelijke stemming geleden dezelfde regels als voor een fysieke bijeenkomst. Voor wettelijk verplichte werken, zoals de brandveiligheid of het behalen van de verplichte dakisolatienorm*, volstaat een meerderheid van 50 procent. Een tweederde meerderheid is nodig voor andere werken aan de gemeenschappelijke delen.
*Sinds 2020 moeten alle daken van woningen en appartementsgebouwen voldoen aan de dakisolatienorm. Indien het dak niet geïsoleerd is, moet het geïsoleerd worden of de woning/appartement mag niet meer verhuurd worden.
Photo by Sincerely Media on Unsplash